Como lidar com imprevistos e atrasos nas rotas de entrega? | Blog – Frota 162

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Como lidar com imprevistos e atrasos nas rotas de entrega?

Se você trabalha com fretes, sabe que imprevistos acontecem, e atrasos nas rotas de entrega são um desafio constante que podem impactar tanto a satisfação dos clientes quanto os custos operacionais da operação. 

Há vários fatores que podem levar ao atraso nas entregas, como trânsito, condições climáticas e até mesmo falhas mecânicas nos veículos são comuns e muitas vezes inevitáveis. 

Então fique neste artigo e saiba como você pode contornar esses problemas e minimizar os atrasos na sua gestão de frotas.

Índice

• Como evitar atrasos nas rotas de entrega dos seus clientes?
• Como fazer a roteirização?
• Quais são os impactos de atrasos nas rotas de entrega?
• Causas mais comuns para atrasos nas rotas de entrega

Como evitar atrasos nas rotas de entrega dos seus clientes?

Para evitar atrasos nas rotas de entregas, primeiro é necessário entender que a maioria dos imprevistos que ocorrem podem ser suavizados com planejamento. 

Ao adotar tecnologias de roteirização e monitoramento em tempo real, por exemplo, fica mais fácil adaptar rotas conforme as necessidades surgem.

Planejar entregas com antecedência permite identificar os melhores horários e rotas, evitando áreas congestionadas e otimizando a eficiência. 

Existem diversas ferramentas de navegação como Google Maps e Waze que são de grande ajuda para ajudar no planejamento de rotas mais rápidas, pois oferecem informações atualizadas de trânsito e possíveis rotas alternativas em tempo real.

Outra boa prática é agrupar as entregas em zonas específicas, ou seja, dividir as rotas por regiões. 

Se uma área sempre apresenta trânsito em horários de pico, tente agendar entregas lá em horários menos movimentados. Por exemplo, zonas comerciais costumam ser mais acessíveis pela manhã, enquanto áreas residenciais são mais tranquilas no fim da tarde. 

Embora pareça simples, esse tipo de ajuste reduz muito o tempo de deslocamento e, claro, as chances de atrasos.

Em resumo, são 4 passos simples que você pode implementar para diminuir atrasos na sua entrega:

1. Planejamento Antecipado: um dos primeiros passos para evitar atrasos é planejar as entregas com antecedência. Isso inclui definir as melhores rotas com base nas condições de tráfego e prever possíveis contratempos.

2. Uso de Tecnologias de Roteirização: ferramentas de roteirização e aplicativos de navegação como o Waze ou o Google Maps podem fornecer informações em tempo real sobre o trânsito, indicando rotas alternativas mais precisas.

3. Monitoramento de Veículos em Tempo Real: Utilizar tecnologias de rastreamento permite que gestores acompanhem o progresso de cada entrega. Se algum atraso ou problema inesperado ocorrer, como um bloqueio na estrada, é possível reagir rapidamente e redirecionar a rota.

4. Manutenção Preventiva da Frota: As condições dos veículos afetam diretamente a pontualidade das entregas. Manter uma rotina de manutenção preventiva ajuda a evitar problemas mecânicos inesperados, reduzindo as chances de falhas que possam resultar em atrasos.

Como fazer a roteirização?

Roteirizar significa planejar o caminho mais eficiente para que cada entrega seja feita no menor tempo possível, com o menor gasto de combustível e menos riscos de imprevistos. 

Ou seja, não é apenas escolher o caminho mais curto, mas sim o mais eficiente. Esse processo considera a distância, a quantidade de entregas por rota, o tipo de veículo usado e até as condições climáticas.

Quando bem feita, a roteirização minimiza o tempo gasto nas estradas e torna as operações mais previsíveis.

Para isso, muitas empresas utilizam ferramentas de roteirização que combinam dados de trânsito em tempo real, além de aprender com as rotas mais recorrentes. 

Algumas dicas práticas que estão podem ajudar a começar o processo de roteirização são:

• Segmentação das Entregas: em vez de seguir uma rota única, divida as entregas em segmentos menores, de acordo com a localização dos clientes. 
• Considere Horários e Janelas de Entrega: organize as entregas para que elas coincidam com os horários de atendimento dos clientes. 
• Use Ferramentas de Roteirização Inteligente: as plataformas costumam ter algoritmos de roteirização que levam em conta dados em tempo real, o que ajuda a otimizar a rota automaticamente e facilita a tomada de decisões caso seja necessário realizar ajustes durante o trajeto.
• Avaliação Contínua e Flexibilidade: a roteirização deve ser ajustada regularmente com base nas lições aprendidas. Se uma rota constantemente gera atrasos, isso indica a necessidade de repensá-la.

Quais são os impactos de atrasos nas rotas de entrega?

Os atrasos nas entregas não apenas afetam o cronograma de uma empresa, mas também podem prejudicar a satisfação e a confiança dos clientes. 

Uma entrega fora do prazo pode comprometer a relação com o cliente e até impactar a reputação da empresa. Quando atrasos se tornam frequentes, o risco é perder clientes para a concorrência, além de ganhar avaliações negativas nas plataformas.

A experiência de um cliente começa muito antes da entrega em si; a transparência e a comunicação também são fatores determinantes. 

Notificar o cliente sobre qualquer atraso é essencial, pois gera confiança e mostra que a empresa valoriza o tempo dele.

Além de se afetar com os clientes, esses atrasos muitas vezes levam ao aumento dos custos, como combustível extra para percorrer rotas alternativas ou despesas adicionais com manutenção de veículos desgastados.

Outro ponto importante é o tempo dos motoristas que, quando acontece de as rotas atrasarem, precisam esperar para fazer uma entrega ou retornar ao ponto de partida devido a um erro na roteirização.

Causas mais comuns para atrasos nas rotas de entrega

Para poder evitar atrasos nas entregas, primeiro é importante entender quais as causas mais comuns. Elas são variadas, mas coisas que podem acontecer sempre. 

Alguns dos fatores mais recorrentes que geram imprevistos são :

1. Trânsito e Condições das Estradas: especialmente em grandes cidades, o trânsito intenso é uma das principais causas de atraso. Obras e acidentes são outros fatores que dificultam o fluxo e causam interrupções.
2. Problemas Mecânicos nos Veículos: a falta de manutenção preventiva leva a falhas inesperadas nos veículos, como problemas no motor ou nos freios, que podem atrasar a entrega.
3. Condições Climáticas Adversas: tempestades, enchentes e nevascas são fatores climáticos que podem interromper completamente uma rota. É sempre recomendável checar as previsões meteorológicas antes de iniciar uma rota.
4. Erros na Roteirização e Planejamento: uma roteirização incorreta, que não considera o horário de funcionamento dos clientes ou possíveis interdições, pode resultar em atrasos. Uma falha comum é subestimar o tempo necessário para cada entrega, o que compromete a agenda do motorista.
5. Demandas de Última Hora: solicitações urgentes ou entregas adicionais de última hora afetam o planejamento original e frequentemente resultam em atrasos.

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