O que é Custo Total de Propriedade (TCO) e como Calcular?

Gerenciar uma frota de veículos é desafiador, principalmente quando tem que ser controlados diversos gastos para o bom funcionamento, é aí que surge o Custo Total de Propriedade (TCO).

Em uma frota não é só o valor de compra que pesa, mas uma série de outros gastos que, quando somados, podem transformar seu orçamento da empresa. O Custo Total de Propriedade é um conceito essencial para quem quer ter controle total sobre os custos da sua frota.

Seja você um gestor experiente ou alguém que está começando a lidar com a gestão de frotas, entender o TCO vai te ajudar a tomar decisões mais inteligentes, economizar recursos e otimizar a operação do seu negócio.

Índice

• O que é TCO: Custo Total de Propriedade?
• Qual a importância de calcular o TCO?
• Quais são os principais itens que compõem o TCO?
• Como fazer o cálculo do custo total de propriedade (TCO) na gestão de frotas?

O que é TCO: Custo Total de Propriedade?

O Custo Total de Propriedade (TCO), que representa a sigla da palavra em inglês ‘Total Cost of Ownership’, é um cálculo que envolve todos os gastos diretos e indiretos relacionados à aquisição, operação e manutenção de um bem ou serviço durante todo o seu ciclo de vida.

No caso de uma frota, o TCO vai além do preço de compra dos veículos, incluindo uma série de outros custos que podem impactar significativamente o orçamento da empresa.

Os custos podem incluir parcelas de financiamento, custos de pneus, manutenção corretiva, manutenção preventiva, combustível, sistemas de gestão, infrações de trânsito, documentos e tudo mais que for necessário gastar para garantir que o veículo circule em condições adequadas

Imagine o seguinte: você decide comprar um carro novo. O valor que você paga na hora é apenas uma parte dele. Após isso tem combustível, manutenção, seguro, impostos, e por aí vai. 

Quando somamos todos esses custos adicionais, chegamos ao Custo Total de Propriedade – ou TCO. Esse conceito é aplicado no mundo dos negócios para avaliar todos os custos envolvidos na aquisição, operação e manutenção de um ativo ao longo do tempo.

Portanto, esse é um gasto importante de ser controlado, pois garante o quanto uma frota está sendo eficiente para a empresa.

Qual a importância de calcular o TCO?

Fazer o cálculo do Custo Total de Propriedade de uma é um passo fundamental para qualquer empresa que possui uma frota, pois oferece uma visão holística e estratégica dos custos envolvidos na gestão de frotas. 

Ao considerar todos os gastos associados a um veículo durante o seu ciclo de vida, desde a aquisição até a venda, o TCO permite tomar decisões mais embasadas e eficientes.

Por que calcular o TCO é tão importante?

O cálculo do TCO pode acabar sendo importante pois dá uma visão completa dos custos de uma frota, isso permite que as empresas tomem decisões mais estratégicas e eficientes, otimizem seus recursos e maximizem seus resultados.

Se você considerar apenas o valor inicial de compra de um ativo, seja um software, uma máquina ou até mesmo um veículo, pode acabar ocultando o verdadeiro custo que ele terá para sua empresa. 

O TCO dá uma visão completa dos gastos, considerando tanto os custos visíveis (aquisição) quanto os invisíveis (manutenção, operação, suporte técnico, entre outros).

Resumindo, o TCO ajuda em:

• Otimização de Custos: Ao identificar todos os custos, é possível identificar oportunidades de redução de gastos em diversas áreas, como consumo de combustível, manutenção e seguros.
• Tomada de Decisões Estratégicas: O TCO auxilia na escolha de veículos, fornecedores e tecnologias mais adequadas para a sua frota, garantindo o melhor custo-benefício.
• Planejamento Financeiro: Permite criar um planejamento financeiro mais preciso, prevendo os gastos futuros e evitando surpresas desagradáveis.
• Aumento da Eficiência Operacional: Ao identificar gargalos e ineficiências, é possível implementar medidas para otimizar as operações da frota e reduzir custos.
• Melhora na Gestão de Riscos: Ao analisar os diferentes componentes do TCO, é possível identificar e mitigar os riscos associados à gestão da frota.
• Justificativa de Investimentos: O TCO pode ser utilizado para justificar investimentos em novas tecnologias e soluções para gestão de frotas, demonstrando o retorno sobre o investimento.

Quais são os principais itens que compõem o TCO?

O TCO envolve todos os gastos diretos e indiretos relacionados ao ciclo de vida de um bem ou serviço. No caso de uma frota, o TCO inclui uma série de outros custos que podem impactar o orçamento da empresa.

Os principais itens que compõem o TCO de uma frota são:

Custos Fixos:

• Custos de Aquisição:

São os custos obtidos na hora da compra do veículo, como:

• Valor de compra dos veículos
• Impostos sobre a compra
• Taxas de registro e licenciamento
• Equipamentos adicionais (GPS, rastreadores, etc.).
• Custos Financeiros:

Custos necessários para que o veículo seja mantido, como:

• Financiamentos
• Juros
• Seguros

Custos Variáveis:

• Custos Operacionais:

São custos necessários para que o veículo funcione adequadamente, são coisas como:

• Combustível
• Lubrificantes
• Pneus
• Pedágios
• Estacionamentos
• Multas de trânsito
• Taxas de rodagem
• Custos de Manutenção:

Veículos precisam de manutenção e isso é normal, portanto são gastos relacionados à isso, como:

• Manutenção preventiva (troca de óleo, filtros, etc.)
• Manutenção corretiva (reparos em caso de falhas)
• Peças de reposição
• Mão de obra

Custos Ocultos:

• Custos Administrativos:

Custos que são necessários para que a frota funcione de forma adequada.

• Salários de motoristas
• Encargos sociais
• Gestão da frota (softwares, pessoal administrativo)
• Custos de Depreciação:
  • Perda de valor dos veículos ao longo do tempo

É importante citar que esses são apenas alguns exemplos, e a composição do TCO pode variar de acordo com o tipo de veículo, o segmento de atuação da empresa e outros fatores.

Como fazer o cálculo do custo total de propriedade (TCO) na gestão de frotas?

Calcular o Custo Total de Propriedade (TCO)  exige a coleta de alguns dados, a quantidade vai depender do tamanho da sua frota.Porém, o processo pode ser simplificado com o uso de ferramentas e softwares específicos.

Identificar todos os custos: Faça uma lista completa de todos os custos relacionados à sua frota.

Coletar dados: Reúna todos os dados necessários para calcular cada um dos custos, como notas fiscais, contratos, relatórios de manutenção, etc.

Estimativa de vida útil: Defina a vida útil estimada dos veículos para calcular a depreciação.

Cálculo dos custos: Calcule o valor de cada um dos custos ao longo do tempo.

Soma dos custos: Some todos os custos para obter o TCO total.

Para facilitar, aqui vai uma fórmula básica que você pode usar:

TCO = Custo de aquisição + Custo de implementação + Custos operacionais + Custos de manutenção + Custo de descarte/substituição

Dependendo do ativo ou serviço, esses componentes podem variar um pouco, mas, no geral, essa fórmula te dá uma boa ideia de como pensar no custo total.

Vamos usar de exemplo um cálculo de TCO na compra de um veículo para uma frota empresarial:

1. Custo de Aquisição

• Preço do veículo: R$ 70.000

2. Custo de Implementação

• Registro e documentação: R$ 2.000
• Personalização (branding da empresa): R$ 3.000

3. Custos Operacionais

• Combustível: R$ 500/mês → R$ 6.000/ano
• Seguro: R$ 3.000/ano
• Pedágios e estacionamento: R$ 1.000/ano

4. Custos de Manutenção e Suporte

• Manutenção preventiva: R$ 2.000/ano
• Reparos e peças: R$ 3.000/ano

5. Custo de Substituição

• Vida útil estimada: 5 anos
• Valor de revenda: R$ 30.000 → Custo de substituição = R$ 70.000 – R$ 30.000 = R$ 40.000

Cálculo do TCO para 5 Anos

Resumindo: O veículo tem um custo inicial de R$70.000, mas ao longo de 5 anos, considerando todos os custos, o TCO chega a R$190.000. Isso ajuda a empresa a decidir se a compra é a melhor opção ou se alternativas como leasing seriam mais vantajosas.

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