Para compreender o que é o KPI e como ele funciona na gestão de frota, lembre-se de que os principais líderes empresariais do mundo contam com diferentes métodos sofisticados para apoiar suas decisões. Esses recursos permitem analisar minuciosamente os diversos dados obtidos nas atividades monitoradas diariamente, transformando-os em informações que devem ser levadas em consideração na definição dos rumos de seus projetos.

A utilização desses indicadores pode ajudar seu negócio a melhorar o desempenho e reduzir custos. Por isso, confira neste artigo mais detalhes sobre o que são os KPIs e quais são os principais.

O que é KPI?

O Key Performance Indicator ou Indicador-chave de Performance, é conhecido pela sigla KPI em inglês. Ao analisar um processo, é possível medi-lo e encontrar variações e padrões. Por exemplo, uma avaliação de desempenho é obtida a partir desta medição.

Para ajudar a desenvolver novos projetos estratégicos, uma etapa crucial é comparar vários KPIs que são pertinentes ao seu processo. Os KPIs que funcionam como alicerce ajudam as tomadas de decisão em sua gestão e auxiliam seus setores a serem mais assertivos.

Nesse sentido, as estratégias no seu gerenciamento de frota devem estar constantemente alinhadas aos objetivos da sua empresa. É vital notar que existem vários tipos de indicadores e você pode escolher os mais adequados dentre a ampla gama do mercado. 

Qual a importância dos KPIs para gestão de frota?

É muito comum na vida do gestor o seguinte questionamento: como saber quais obstáculos me impedem de melhorar meus resultados? A resposta é mais simples do que a maioria das pessoas pensam: manter o controle das principais operações de negócios.

Dessa forma, o uso dos indicadores-chave de desempenho pode ser a melhor forma de fazer isso, pois eles são responsáveis ​​pela mensuração de índices que permitem a avaliação de processos e auxiliam na implementação de melhorias.

É possível entender os gastos internos e determinar quais procedimentos podem ser ajustados para, por exemplo, manter o preço de um item sempre competitivo e lucrativo com base em KPIs. Quando são realizadas análises quantitativas de indicadores mensuráveis ​​em uma empresa, elas geralmente se concentram em métricas financeiras. 

Contudo, o KPI vai muito além dessa abordagem, mas sem perder sua conexão com os resultados financeiros, visto que também é possível usá-los na gestão das frotas. Assim, é possível garantir maior controle sobre a estrutura organizacional e os recursos disponíveis (materiais e humanos).

Se as metas forem concluídas conforme o esperado, o correto é que sua estratégia forneça resultados tangíveis para o seu negócio. Cada operação de negócios que você supervisiona pode ter seu desempenho avaliado. Ao utilizar o KPI para gestão de frota, você pode ter mais controle sobre sua estrutura e recursos organizacionais. Isso torna muito mais fácil e eficaz apontar erros ou ajustar processos.

Quais são os principais KPIs para gestão de frotas?

Finalmente chegamos ao tema que muitos se questionam e desejam saber mais para aplicá-los em seus negócios. Veja a seguir algumas das principais opções de KPI para gestão de frotas.

1. Consumo de combustível

Isso serve como um dos indicadores básicos para a gestão da frota. O uso de combustível tem um impacto significativo em todos os aspectos da operação. Devido ao alto custo de uso, é sempre vital encontrar maneiras de reduzir o consumo geral.

Com isso, algumas medidas eficazes incluem treinamento de motoristas, manutenção que evite gastos desnecessários e planejamento antecipado de rotas eficientes. Utilizando as ferramentas e tecnologias adequadas, é ainda possível estimar o custo de cada veículo ou o valor a ser dispensado em um período específico.

Uma forma simples para obter a média em quilômetros por litro é dividir o número total de milhas percorridas pelo número de litros que a bomba marca no abastecimento. Mas quando se trata de processos manuais, isso nem sempre é uma tarefa fácil. Para melhor controle, escolha sistemas computadorizados de abastecimento.

Isso possibilita o relacionamento com os demais KPIs e com a gestão do desempenho dos veículos e rotas empregadas. Esse também é um KPI crucial para orientar a seleção dos melhores veículos para cada aplicação em seu negócio.

2. Manutenção

Determinar a quantidade exata de recursos alocados para ações como manutenção preventiva e reparos de veículos é uma forma de otimizar o uso de seus veículos.

A forma ideal de garantir que isso seja feito é levar em consideração uma série de variáveis ​​que podem ser utilizadas com KPI para a gestão de frotas. Entre elas o custo médio por manutenção, o número médio de visitas de manutenção por veículo e o número médio de visitas de manutenção por motorista.

Com a ajuda destas observações, será possível reduzir potenciais aumentos nos custos de manutenção que normalmente estão relacionados à frequência das intervenções do veículo. Assim, fica mais fácil desenvolver planos de ação para diminuir o impacto desses gastos, uma vez que os erros mais prevalentes e suas possíveis causas são identificados.

Por fim, vale ressaltar que, além de analisar esses KPIs, é importante dar atenção às sessões de treinamento oferecidas aos motoristas e acompanhar os preços cobrados pelas oficinas mecânicas que tenham parceria com a empresa.

3. Incidência de multas

Sempre haverá normas de equipe que devem estar alinhadas com seus objetivos de gerenciamento de frota. Embora as multas não sejam agradáveis, é preciso monitorá-las para compreender o andamento dos processos e conseguir determinar quais são os erros mais frequentes para adotá-las nas campanhas de boa conduta no trânsito.

Nesse sentido, é possível identificar padrões comportamentais utilizando o KPI para a incidência de multas. Problemas futuros em sua empresa podem ser evitados usando a fonte do problema que foi exposta. Acidentes e seus efeitos na reputação da marca são dois fatores que podem ser gerenciados também.

Por isso, não deixe de estar sempre atento às seguintes métricas para ajudar no controle da incidência de multas:

Métricas para KPI

4. Sinistralidade

A sinistralidade tem o intuito de avaliar a probabilidade de ocorrências que impactam negativamente na gestão de frotas. Elas podem ser assaltos, roubos e acidentes, bem como qualquer outra ação que possa causar danos ao seu veículo. Neste caso, este pode ser um KPI para gestão de frotas que destaca as situações mais imprevisíveis que podem ocorrer.

Você pode usar medidas preventivas depois de identificar as causas desse tipo de problema. Dessa forma, deve-se acompanhar sua média anual de acidentes de carro por motorista, bem como sua média anual de roubos por modelo, local, hora do dia e tipo de carga.

Além disso, você também pode fazer uma lista categorizando as situações de acordo com sua tolerância ao risco. Como resultado, é possível ajustar as rotas dos motoristas e os comportamentos individuais de condução de acordo com o número de colisões em que estão envolvidos.

5. Consumo por veículo / motorista

Ao discutir o controle de frota, uma das práticas administrativas mais importantes é a criação de um sistema de monitoramento orçamentário eficaz. Portanto, estabelecer tetos mensais de gastos com veículos e verificar e gerenciar esse orçamento vão evitar dores de cabeça para o gestor.

Considerando que esta só pode atuar de forma proativa quando o orçamento já foi ultrapassado, a falta de definição de parâmetros para os limites de gastos com abastecimento pode resultar em surpresas desagradáveis. Por isso, acompanhar e parametrizar orçamentos e tetos de gastos mensais, além de monitorar o consumo de veículos, vão ajudar o gestor a trabalhar de forma estratégica e antecipada.

ROI como KPI para gestão de frota

O sucesso de um negócio também pode ser medido pela métrica ROI (Return on Investment), que é conhecido como “retorno sobre o investimento”. Ele é responsável por indicar o quanto de lucro uma organização obtém de cada real aplicado.

Considerado um KPI para gestão de frotas, sua fórmula permite determinar, entre outras coisas, a quantidade de gasolina utilizada para investimento. Assim, é possível ver problemas e fazer planejamentos, seja para trocar os veículos ou para treinar os motoristas.

Por isso, vale a pena ressaltar que estamos lidando com um investimento quando um custo se torna útil para a empresa produzir resultados. E essa distinção é fundamental, afinal os gastos trazem prejuízos ao sistema como um todo, obrigando o gestor a rever sua política para não correr o risco de perder market share ou, pior ainda, ser obrigado a fechar as portas. 

O investimento, no entanto, é o que você faz para construir algo maior e garantir que sua empresa obtenha os resultados que precisa.

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