O Warehouse Management System (WMS), ou Sistema de gerenciamento de armazém, é muito importante para qualquer empresa que queira melhorar a otimização da gestão de frotas.

Não importa se a empresa é grande ou pequena, ter um bom WMS é essencial para que seja possível manter elevados níveis de competitividade e eficiência. 

E, hoje em dia, manter esses níveis sem a ajuda de um software capaz de se adaptar às necessidades específicas e garantir o perfeito funcionamento da cadeia logística é muito difícil.

Venha saber mais sobre como esse sistema funciona e como implementá-lo na sua frota, continue lendo esse artigo!

Índice

O que é WMS?

O WMS (Warehouse Management System), ou Sistema de gerenciamento de armazém, é uma aplicação que apoia a empresa em todas as fases de organização e processos logísticos. 

Desde quando o produto é estocado até quando é transportado, o sistema serve como um aliado para os gestores.

O software WMS é baseado em uma arquitetura do tipo cliente-servidor ou servidor web (nas soluções mais recentes) e deve ser capaz de integrar ambos com o sistema ERP (Enterprise Resource Planning), que gerencia a parte administrativa e qualquer outro software utilizado nos sistemas automáticos de armazenagem e movimentação dentro do armazém. 

Como o sistema funciona?

O Warehouse Management System serve para otimizar a atividade de todos os recursos presentes no armazém: mercadorias, pessoas e veículos. 

Desde o rastreamento de produtos — que identifica a melhor localização para armazenamento — até as funções de picking, passando pelo controle de estoque e automação de recebimento de mercadorias, bem como o gerenciamento de embarques e rastreamento de Correios.

As funções desempenhadas por um bom WMS são diferentes e adaptáveis às necessidades específicas de cada operação.

Entre as principais atividades que podem ser realizadas ou simplificadas pela utilização de um Warehouse Management System, algumas delas são:

Identificação

Cada item que entra no armazém é identificado pela leitura do código de barras ou etiqueta RFID (Radio Frequency Identification). Assim, o WMS recebe e atualiza automaticamente as informações no banco de dados. Isso possibilita saber a quantidade exata que tem de cada produto no estoque.

Picking

A presença de um WMS permite gerir de forma automática ou semiautomática a atividade de picking desde as prateleiras do armazém. Para cada item retirado, o código de barras é lido e as informações são atualizadas em tempo real.

Gestão de estoques e re-encomendas

O Warehouse Management System contém toda a informação relativa aos estoques em armazém. Ele monitora os limites de estoque mínimo e permite automatizar a encomenda m nde produtos, deixando o dia a dia muito mais eficiente.

Alocação

O WMS é capaz de definir e recomendar a melhor posição para a alocação de artigos, embalagens ou paletes, tendo em conta as necessidades do próprio armazém.

Por exemplo, ele te indica exatamente o produto que é entregue com mais frequência, assim, você pode colocar em um lugar de acesso mais fácil e rápido.

Rotação e movimentação

A utilização de um software de gestão de armazéns permite otimizar os tempos de movimentação da mercadoria, respondendo às necessidades de eficiência, de economia de tempo e de padronização dos movimentos — isso de acordo com as necessidades específicas. Também permite a rastreabilidade dos lotes, prazo de validade e número de série.

Inventário

O WMS constitui também a base de dados do armazém. Nele, durante a fase de inventário, basta recordar toda a informação necessária para obter documentos claros e completos, atualizados em tempo real. 

No entanto, não deve haver confusão entre IMS (Sistema de Gerenciamento de Inventário) e WMS. O primeiro pode fazer parte do segundo, mas não o contrário.

Relatórios e Warehouse Analytics

A grande quantidade de dados contidos no WMS possibilita o processamento de relatórios e dashboards que analisam e avaliam o grau de eficiência do armazém, proporcionando uma visão clara, o que facilita qualquer aprimoramento.

Gestão de Pessoas

A gestão de pessoal pode ser considerada uma das atividades primordiais do WMS, pois é um dos fatores que mais influenciam os custos de gestão de um armazém. 

O software permite monitorar e verificar a gestão de pessoal, garantindo uma visão mais completa do desempenho dos colaboradores.

7 vantagens de adotar um WMS

Ter um WMS traz diversas vantagens para a empresa que, já no curto prazo, vê uma melhora significativa na eficiência dos fluxos e processos do armazém, seja um armazém tradicional, um armazém automático ou um 4.0.

Para resumir, podemos identificar sete benefícios associados à introdução de um Warehouse Management System:

Aumento de produtividade

Um WMS automatiza muitas tarefas que normalmente são manuais, como localização de produtos, contagem de estoque e gerenciamento de pedidos. 

Automatizando isso, faz com que o fluxo de trabalho fique mais otimizado, reduzindo o tempo gasto em processos repetitivos, aumentando a velocidade de movimentação de mercadorias e permitindo que os funcionários se concentrem em atividades de maior valor na empresa.

Redução do tempo de atendimento de pedidos

O WMS torna possível rastrear e localizar produtos com facilidade nos armazéns, além de otimizar rotas de picking e packing. Isso significa que os pedidos podem ser preparados e despachados mais rapidamente, reduzindo o tempo de atendimento e aumentando a satisfação do cliente.

Redução dos erros

A automação proporcionada pelo WMS minimiza erros humanos, como pegar o produto errado, enviar pedidos incorretos ou até mesmo fazer registros imprecisos de inventário. Com o controle preciso do estoque e processos padronizados, os erros são significativamente reduzidos.

Redução do impacto ambiental

Ao otimizar processos e reduzir erros, um WMS ajuda a minimizar desperdícios, como a movimentação desnecessária de produtos ou o uso excessivo de embalagens. Além disso, a otimização das rotas de transporte pode reduzir a emissão de gases na atmosfera, como o CO2.

Otimização dos custos de manuseio e mercadorias

Com um WMS, é possível identificar oportunidades para reduzir custos de armazenagem, movimentação e embalagem. Além disso, a gestão do estoque ajuda a evitar excessos e faltas, reduzindo custos associados a produtos obsoletos ou até mesmo perdidos.

Otimização do gerenciamento de espaço

Um WMS permite uma utilização mais eficiente do espaço de armazenamento, através da organização inteligente do estoque e da identificação de áreas subutilizadas ou superlotadas. Isso maximiza a capacidade de armazenamento e evita desperdícios de espaço.

Automação da geração de relatórios

Usando um software WMS, você também consegue obter relatórios detalhados sobre o desempenho operacional, inventário, movimentação de mercadorias e outros aspectos que podem ser gerados automaticamente. Isso economiza tempo e garante que a gestão tenha acesso a informações precisas e atualizadas para tomar decisões estratégicas sempre que precisarem.

Benefícios com o WMS

Contudo, a implantação e customização do WMS pode ser um tanto custosa e ele também pode demorar para ser introduzido.

Qual o valor de um software WMS?

Determinar o custo de um Sistema de Gerenciamento de Armazém não é algo simples, pois varia conforme características específicas de cada negócio. 

O preço não está disponível online porque não há um valor fixo,  isso porque existem algumas variáveis que influenciam no custo final do sistema. Embora não haja preços fixos para o WMS, podemos esclarecer algumas questões.

O orçamento do software é composto por elementos que consideram as peculiaridades de cada armazém. Como o WMS integra todos os procedimentos logísticos, seu preço está ligado ao funcionamento geral da operação.

O preço varia de acordo com as funcionalidades do sistema. Optar por sistemas mais simples pode economizar, mas pode não atender às necessidades da empresa.

O número de operadores do sistema também vai determinar a quantidade de licenças necessárias, que também exigem atualizações periódicas, pois a arquitetura do sistema e como ele é feito influencia no preço.

Além disso, podem acabar surgindo serviços extras, como suporte técnico, atualizações, customizações e integrações, que também acabam impactando no preço final do WMS. 

Portanto, ao procurar uma empresa especializada em WMS, saber quais as necessidades do negócio é essencial para estimar o investimento necessário para a implantação do sistema.

Quais as desvantagens de usar um software WMS?

Qualquer investimento que tenha o porte e tecnologia do WMS pode ter suas desvantagens, a principal delas é que implementar o sistema na sua operação pode ser bem caro.

Porém, alguns cuidados adicionais devem ser tomados, como saber se seu sistema financeiro está devidamente integrado ao WMS. Caso contrário, isso pode gerar dados duplicados e acabar gerando prejuízos para a empresa.

Portanto, ao escolher o sistema mais adequado para a sua empresa, você deve avaliar qual sistema se adequa melhor, uma dica é escolher um sistema com uma baixa curva de aprendizagem.

Dessa forma, você não precisa despender muito tempo para o treinamento de funcionários.

Antes de tomar qualquer decisão, é bom avaliar bem se vale a pena ou não investir em um Warehouse Management System para sua empresa.

As características de um bom WMS

O melhor WMS é aquele que atende às necessidades específicas da empresa e se adequa às necessidades típicas do setor em que atua.

No entanto, é preciso estar atento às características principais:

Capacidade de interação: o sistema deve ser capaz de conversar com todas as diferentes tecnologias (Wi-Fi, RTLS, Bluetooth, etc.) e com os dispositivos utilizados para aquisição de dados (terminais, leitores de código de barras, RFID, etc.).

Flexibilidade: deve ser possível atualizar, adicionar ou remover módulos de acordo com a evolução das necessidades relacionadas ao seu uso.

Capacidade de integração: um bom WMS deve ser capaz de se integrar aos sistemas às ferramentas que já estão em estoque ou que possam estar no futuro.

Personalização: ter a capacidade de satisfazer as necessidades de diferentes clientes sem a necessidade de desenvolver funções ad hoc, e sim uma versão padrão própria.

Além das funções básicas, um bom WMS oferece a possibilidade de integrar ou escolher diferentes módulos que respondem a diferentes necessidades decorrentes do tipo de armazém: tradicional, automático ou híbrido.

Dentre eles, os mais importantes são:

Seleção de voz

Voice Picking é uma tecnologia que utiliza dispositivos de síntese de voz para enviar comandos de voz ao selecionador equipado com fones de ouvido e microfone. Assim, o sistema é capaz de fornecer instruções, entender comandos de voz, o que permite que os operadores trabalhem com as mãos livres.

Seleção automática

O Picking Automático prevê a automatização — por meio de robôs — das atividades de picking, de acordo com as necessidades da empresa. 

Este módulo permite reduzir custos e otimizar processos, aliviando os colaboradores de tarefas pesadas e repetitivas, sujeitas a erros. Pode incidir na recolha de paletes, embalagens simples e em camadas, o que permite uma melhor gestão do estoque e o aproveitamento do espaço do armazém em altura.

RTLS

O RTLS (Real-Time Locating System) permite localizar paletes e empilhadeiras em tempo real por meio de coordenadas referentes ao espaço interno e/ou externo. 

Isso evita a necessidade de operações adicionais, possibilitando a memorização das coordenadas de armazenamento de cada palete, descartando a necessidade da leitura dos códigos de barras. 

O sistema também permite a constante atualização sobre o estado do estoque e visualização do mapa do armazém em gráficos 3D.

Integração com sistemas de transporte

O sistema de gestão de armazém pode ser a diferença na logística de um produto estocado — separação e envio. 

Aqui o WMS costuma atuar como ponte entre os sistemas e garante eficiência e clareza na passagem das informações. Muitas vezes também envolve a produção e impressão da guia de remessa e o monitoramento dos vários status da remessa.

Como escolher o mais adequado

É preciso ficar atento a algumas atribuições na hora de decidir por um WMS. 

Dependendo das necessidades de cada organização, é possível encontrar o software mais adequado, caso contrário, a escolha pode não ser tão satisfatória

Para escolher o WMS certo, sua empresa precisa:

Checklist para WMS

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O WMS é um software totalmente dedicado à logística, mas existem outros sistemas que também podem aprimorar a gestão da sua frota. É o caso da plataforma da Frota 162.

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WMS: o que é e por que é essencial para a logística de frota

Perguntas Frequentes sobre WMS (Warehouse Management System)

O que é WMS e para que serve?

WMS (Warehouse Management System) ou Sistema de Gerenciamento de Armazém, em português, é um sistema que controla e otimiza as operações de estoque, como recebimento, armazenamento, picking e expedição, trazendo diversos benefícios para as empresas.

O que é experiência em WMS?

Implementar e gerenciar um sistema de gerenciamento de armazém (WMS) é muito eficaz para melhorar a logística da sua empresa e torná-la mais rápida. Essa melhoria nos processos pode impactar a experiência dos clientes, deixando-os mais satisfeitos.

Qual a diferença entre o sistema WMS e o sistema ERP?

A diferença entre um sistema WMS e um sistema ERP é que o WMS é focado especificamente no gerenciamento de armazém, enquanto o ERP abrange uma variedade de funções empresariais, incluindo finanças, recursos humanos e produção, além do gerenciamento de estoque.

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